“Is AI op dit moment interessant voor ons?” Het antwoord begint met een wedervraag: hoe werken jullie er nu mee? In de ene organisatie stelt iemand af en toe een losse vraag aan ChatGPT, in de andere loopt een heel proces waar alleen bij uitzonderingen nog iemand aan te pas komt. Wat daarna komt, verschilt daardoor sterk.
Toch begint het gesprek vaak bij de vorm: licenties voor iedereen, of meteen een eigen systeem. Beter is het andersom: eerst kijk je hoe het werk nu met AI gebeurt, daarna kies je de vorm die het verder brengt. Welke vorm past, lees je af aan signalen die er al zijn.
Vijf manieren van werken met AI
Hoe mensen met AI werken, kun je op een lijn zetten. Aan het begin doet de mens het werk en helpt AI af en toe. Aan het eind doet AI het werk, en komt de mens er alleen bij als er iets uitzonderlijks gebeurt. Op die lijn liggen vijf stappen.
- Losse vragen. Af en toe iets vragen aan ChatGPT of Copilot, ieder op een eigen manier.
- Sparringpartner. Je geeft AI de context van je werk mee, zoals de klant en je eigen documenten, en denkt en schrijft samen heen en weer.
- Vaste taken. Terugkerende taken met vaste instructies en voorbeelden. AI levert, de mens controleert.
- Vast proces. AI zit als vast onderdeel in het proces en gaat vanzelf aan de slag. De mens controleert op vaste momenten.
- Geautomatiseerd. AI doet het werk van begin tot eind, en de mens komt er alleen bij uitzonderingen bij.
Verschillende soorten werk staan op verschillende stappen, ook binnen één afdeling. Een offerte schrijven kan prima op stap 2 blijven, terwijl het verwerken van inkomende facturen op stap 5 thuishoort. Het doel is dus om elk soort werk op de stap te zetten die erbij past, en dat is lang niet altijd het eind van de lijn.
Zes vormen om verder te komen
Wat je als organisatie kunt doen, hangt af van waar het werk nu staat. Een abonnement brengt mensen zeker van losse vragen naar een sparringpartner, en kan met de juiste kennis verder reiken. Maatwerk is gemaakt voor stap 4 en 5, en te zwaar voor werk dat op stap 2 thuishoort. In het overzicht staat per vorm waar hij zeker helpt, waar hij kan helpen, en het signaal waarbij je eraan denkt.
Advies
Advies is voor de mensen die bepalen hoe AI zich door de organisatie verspreidt, zoals de directie of een team met een eigen vraag. Het signaal is vaak de zin “we moeten iets met AI, maar we weten niet waar”. Dan begint advies met een vooronderzoek: per afdeling doorlopen waar de tijd in gaat en wat zich elke week herhaalt, van de administratie tot de klantenservice en de inkoop. Daar komt een korte lijst uit met per punt de opbrengst en waar je begint, en ook waar AI niet past.
Daarna is advies vooral sparren. Waar staan de afdelingen op de vijf stappen en waar willen ze naartoe? Welk model gebruik je waarvoor, en hoe krijg je de rest mee? Dat loopt over de hele lijn, en daarom staat advies in het overzicht bovenaan, als stippellijn.
Ken je het probleem al, dan levert een eerste werkende versie meer informatie op dan nog een ronde onderzoek. Weet je dat offertes te lang duren of dat de klantenservice verdrinkt in dezelfde vragen, begin dan met bouwen.
Abonnementen voor iedereen
De eenvoudigste vorm is iedereen een zakelijk account geven voor ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot. Dat kost rond de 20 tot 30 euro per persoon per maand. Het signaal is dat mensen erom vragen, of dat een paar collega’s er al mee werken en de rest nieuwsgierig wordt.
Een abonnement brengt mensen van losse vragen naar een sparringpartner, zeker als ze AI de context van hun werk leren geven, zoals de klant en de eigen documenten. Wie cijfers analyseert, laat AI dan ook de afwijkingen zoeken en uitleggen. Met hetzelfde abonnement kun je ook vaste taken vastleggen, en met een agent die op een vast moment draait zelfs een klein proces. Dat kan, maar het gebeurt alleen als iemand weet hoe en er de tijd voor neemt.
Verwacht alleen niet dat licenties vanzelf je processen veranderen. Een abonnement maakt mensen sneller in het werk dat ze al deden, en laat dat werk zelf zoals het was. Zonder training werkt bovendien vaak een kleine groep er intensief mee, terwijl de rest het een paar keer opent en weer vergeet.
Training
Training past bij mensen die meer willen, maar nog niet goed weten hoe of wat. Ze laten AI een mail herschrijven en hebben het gevoel dat er meer in zit.
Een goede training werkt met het eigen werk van de deelnemers. Wie zijn eigen offerte of klantvraag door een model haalt, ziet in een middag waar het helpt en waar het fouten maakt. Daarna leer je instructies en voorbeelden zo vastleggen dat AI een terugkerende taak elke keer op dezelfde manier doet. Met de juiste kennis komen mensen verder dan je zou verwachten: een vast proces, soms zelfs een klein stuk dat helemaal vanzelf loopt. Of dat gebeurt, hangt af van wat ze er na de training mee doen, en daarom staat dat deel in het overzicht lichter.
Plan na de training ook tijd om het toe te passen, anders zakt het binnen een paar weken weg. Is het knelpunt een proces dat elke week hetzelfde gaat, dan helpt het meer om dat proces anders in te richten dan om mensen beter te leren prompten.
Agents en skills
Met agents en skills neemt AI een deel van het werk zelf over. Een skill is een vastgelegde werkwijze die een AI-assistent telkens op dezelfde manier uitvoert, met je eigen stappen en controles. Een agent gaat verder en voert de taak ook zelf uit. Tools als Cowork van Claude en dots van OpenAI werken met je bestanden en programma’s, en voeren een taak ook op een vast moment uit, zoals elke maandagochtend het weekrapport klaarzetten. Cowork zit in de betaalde abonnementen van Claude, dots voorlopig in de duurdere abonnementen van OpenAI. Een abonnement reikt daarmee verder dan stap 2, als iemand de taak eerst goed beschrijft.
Het signaal is een klusje dat elke week terugkomt, gedaan door iemand die goed weet hoe het moet. Denk aan een maandrapport of de eerste versie van een offerte. Eenvoudige versies bouwen mensen zelf, als iemand ze op weg helpt.
De waarde van een skill zit in het opschrijven. Wie een skill maakt, moet beschrijven wat er moet gebeuren en waar je op controleert. Die beschrijving is meteen de basis om de taak later volledig te automatiseren. Zo schuift werk van stap 3 naar stap 4, en daarna kan maatwerk of een pakket het overnemen.
De grens ligt bij processen waar klanten op wachten. Een skill die op de laptop van één collega draait en stilletjes stopt als die collega op vakantie is, draagt zo’n proces niet. Bedrijfskritisch werk met veel gebruikers of koppelingen met meerdere systemen hoort bij de volgende twee vormen.
Software met AI
Veel werk loopt al door een vast pakket, zoals de boekhouding of het CRM. De leveranciers van die pakketten bouwen er AI in, zoals een boekhoudpakket dat inkoopfacturen en bonnetjes zelf uitleest. Voor gestandaardiseerd werk is dat vaak de kortste route naar stap 4 en 5.
Het signaal is dat het werk al door zo’n pakket loopt, en dat het bij jou niet wezenlijk anders gaat dan bij duizend andere bedrijven. Begin dan bij de vraag wat er al in je software zit en hoeveel je daarvan gebruikt.
Test die AI wel op je eigen gegevens voordat je erop rekent. Een herkenning die één op de vijftig documenten verkeerd leest, betekent dat iemand ze alle vijftig blijft controleren. Staat je data verspreid over systemen die niet met elkaar praten, dan ziet de AI in één ervan maar een deel van het werk.
Maatwerk
Maatwerk is software die voor jouw proces gebouwd wordt. Je denkt eraan bij een eigen proces met veel volume, waar geen pakket voor bestaat. Bij Marktplaats was dat het samenstellen van filters voor 2.000 categorieën: meer dan vier uur handwerk per categorie, en geen standaardsoftware die hun indeling kent. Nu kost het minder dan tien minuten menselijk werk per categorie.
Maatwerk doet het werk zoals jouw team het doet, in je eigen systemen en met regels die het team zelf bijhoudt. Het vraagt onderhoud, en het loont boven een bepaald volume. Bij elke vaste prijs kijken we daarom of het zich snel genoeg terugverdient.
Doet een pakket het voor tachtig procent en maakt de rest niet uit, koop dan het pakket. Is het proces zelf nog niet helder, begin dan met advies.
Onder elke vorm: afspraken over veilig gebruik
Hier is het signaal dat mensen al privé-accounts gebruiken, met bedrijfsdata erin. In het gedragsonderzoek van Alert Online (ECP, september 2026), onder een paar honderd Nederlandse werknemers, zei bijna de helft soms of vaker privé-AI-accounts voor het werk te gebruiken. Ruim een derde gebruikt AI-tools zonder toestemming van de organisatie, en maar 39 procent weet welke tools mogen. Als de organisatie niets regelt, regelen mensen het zelf, want de tools zijn goed.
Afspraken maken begint met zakelijke accounts. Bij de zakelijke versies van ChatGPT, Claude en Gemini gebruiken de makers je gegevens standaard niet om hun modellen te trainen; bij een privé-account van ChatGPT staat dat volgens OpenAI zelf standaard wel aan, tot je het uitzet. Daarbij horen een paar heldere regels over welke gegevens erin mogen, en per toepassing de vraag welke partijen de data te zien krijgen. Ook de Europese AI-verordening vraagt organisaties die AI inzetten om de AI-kennis van hun mensen te ondersteunen, en daarom lopen afspraken en training vaak samen op.
Een verbod zonder zakelijk alternatief werkt niet. Het gebruik verhuist dan naar telefoons waar niemand het ziet, terwijl de data nog steeds de deur uitgaat.
Soms is het geen AI
Niet alles wat geautomatiseerd moet worden, heeft AI nodig. Een formulier of een vaste berekening doe je met gewone automatisering. Die geeft elke keer hetzelfde antwoord en vraagt bijna geen onderhoud. Een formulier dat al in je kantoorsoftware staat, heeft hooguit een klein script nodig, en een eigen app voor een klus van twintig minuten per maand verdient zich niet terug.
AI hoort op de plekken waar taalbegrip of oordeel nodig is. In een goed systeem werken de twee samen: AI waar iets gelezen of beoordeeld moet worden, gewone code voor rekenen en controleren.
Waar je begint
Leg per afdeling of per soort werk naast de vijf stappen waar het nu staat, en waar het naartoe kan. Meestal zie je dan meer dan één signaal tegelijk, en de vormen versterken elkaar. Een maatwerkproject landt sneller bij mensen die al dagelijks met AI werken, en een getraind team ziet zelf welke taken een skill of agent kan overnemen.
Blijf je bij abonnementen en training, dan worden mensen sneller in hetzelfde proces. Bouw je systemen zonder dat de organisatie meeleert, dan blijft het werk afhankelijk van wie ze gebouwd heeft. De vormen werken het best naast elkaar, in de volgorde van de signalen.
Begin daarom bij de signalen: welke herken je, en waar is het het sterkst? Daar begin je. Wat de vormen kosten en hoe we werken, staat op de pagina Werkwijze en tarieven.